Yrityksen mainostuotteet ja yritysvaatteet ovat harvoin tietoinen strateginen päätös.
Silti ne vievät yllättävän paljon aikaa, energiaa ja huomiota – erityisesti kasvavissa organisaatioissa.

Aluksi kaikki on helppoa. Yritys on pieni, joku muistaa mistä kynät tilattiin viimeksi ja laatikko huppareita mahtuu vielä varastoon. Mutta kun henkilöstömäärä kasvaa, toimipisteitä tulee lisää ja käyttötarpeet monipuolistuvat, sama malli ei enää toimi.

Syntyy ilmiö, joka on monelle tuttu:

• joku kysyy, onko meillä vielä mainostuotteita
• joku toinen tilaa kiireessä jotain itse
• kolmas huomaa, että logo on väärä tai väri ei täsmää
• ja jossain on aina muutama laatikko tavaraa, jolle ei ole käyttöä

Pienestä käytännön asiasta tulee jatkuva häiriö.

Yleiset tavat hoitaa mainostuotteet – ja miksi ne eivät toimi pitkällä aikavälillä

Kasvavissa yrityksissä näkee tyypillisesti kolme lähestymistapaa:

1. Keskitetty varasto

Tilataan kerralla isompi erä ja varastoidaan toimistolle.
Tämä sitoo rahaa, vie tilaa ja vaatii ylläpitoa. Lisäksi tarve ei koskaan osu täysin ennusteeseen.

2. Hajautettu tilaaminen

Tiimit tai toimipisteet tilaavat itse, kun tarve tulee, ilman yhteistä etukäteen määriteltyä valikoimaa tai linjaa.
Tulos on usein brändin yhtenäisen linjan vastainen ja hallinnollisesti raskas.

3. Projektikohtainen ratkaisu

Jokainen tapahtuma, kampanja tai rekrytointipiikki hoidetaan erikseen.
Tämä tarkoittaa jatkuvia päätöksiä, kiirettä ja toistoa.

Yhteistä näille kaikille on se, että mainostuotteet eivät koskaan “valmistu”.
Ne palaavat pöydälle yhä uudelleen.

Miltä toimiva kokonaisuus näyttäisi käytännössä?

Suunniteltu brändituotekokonaisuus liittyy saumattomasti yrityksen markkinointiin. Yrityksen viestiä tukevat tuotteet on valmiiksi valittu, ja valikoimasta on helppo päättää, mitä tuotetta missäkin tilanteessa käytetään.

Oikeat tuotteet ovat käytössä oikeaan aikaan – silloin kun tärkeät vieraat saapuvat, messut alkavat tai jokin yrityksen näkyvyyden kannalta merkityksellinen tapahtuma käynnistyy.

Entä jos mainostuotteet olisivat infrastruktuuria?

Ajatus on yksinkertainen:
yrityksen mainostuotteet eivät ole kampanja tai projekti, vaan osa arjen perusrakennetta.

Tällöin tavoitteena ei ole jatkuva uudistaminen tai mahdollisimman laaja valikoima, vaan:

• selkeä ja harkittu perusvalinta
• brändin mukaisuus
• helppo käyttö koko organisaatiossa
• mahdollisimman vähän päätöksiä arjessa

Käytännössä tämä tarkoittaa mallia, jossa:

• johto tai keskitetty vastuu määrittelee tuotteet ja linjan
• käyttäjät tilaavat tarvitsemansa määrän silloin kun tarve syntyy
• varastointia ei ole
• sitoumuksia ei ole

Mainostuotteet toimivat – mutta eivät vaadi huomiota.

Tätä mallia on avattu tarkemmin erillisessä artikkelissa.

Kerran tehty perustyö, pitkä hyöty

Tällainen malli vaatii alkuvaiheessa hieman enemmän ajatusta.
Tuotteet valitaan huolella, näytteet hyväksytään ja design tehdään kunnolla.

Mutta tämä tehdään vain kerran.

Sen jälkeen:

• uusia tilauksia ei tarvitse hyväksyä erikseen
• tavaraa ei tarvitse säilyttää
• samoja kysymyksiä ei tarvitse käsitellä uudelleen

Useimmat yritykset pitävät perusvalikoimansa vuosia.
Kun jokin tuote joskus päivitetään, se tehdään hallitusti ja tarkoituksella – ei kyllästymisen vuoksi.

Kenelle tämä ajattelu sopii – ja kenelle ei

Tämä lähestymistapa sopii erityisesti:

• kasvaville yrityksille
• organisaatioille, joissa on useita tiimejä tai toimipisteitä
• yrityksille, jotka haluavat vähentää sisäistä säätöä

Se ei ole paras ratkaisu:

• yksittäisiin kampanjoihin
• kertaluonteisiin tapahtumiin
• tilanteisiin, joissa tärkeintä on nopein mahdollinen toimitus

Kun mainostuotteet lakkaavat olemasta ongelma

Yrityksen mainostuotteiden ei pitäisi vaatia jatkuvaa huomiota.
Kun ne toimivat hyvin, niitä ei juuri huomaa.

Jos ajatus “kerralla kuntoon, sitten rauha” kuulostaa tutulta,
on usein järkevää pysähtyä miettimään, pitäisikö mainostuotteita käsitellä infrastruktuurina – ei projektina.

Jos haluat pohtia tätä mallia tarkemmin tai nähdä, miten se toimii käytännössä,
keskustelu ei vaadi sitoumuksia. Usein jo pelkkä tilanteen läpikäynti selkeyttää paljon.

Jos tätä ajattelutapaa haluaa tarkastella käytännön mallin kautta, olemme Talencossa kuvanneet yhden tavan toteuttaa se tässä:
MyShop – yrityksen mainostuotteet ja yritysvaatteet ilman varastointia tai sitoumuksia

Kuinka paljon aikaa organisaatiossanne kuluu mainostuotteiden ja yritysvaatteiden tilaamiseen, hyväksyttämiseen ja hallinnointiin? Entä kuinka usein samoja päätöksiä joudutaan tekemään uudelleen – samoista tuotteista ja samoilla logoilla?

Monessa yrityksessä vastaus on: liikaa.

Tämä ei ole organisaation vika, vaan seurausta siitä, ettei brändituotteiden hankintaa ole koskaan varsinaisesti suunniteltu prosessina. Hankinnat ovat tapahtuneet sykleissä – yksi tilaus kerrallaan, eri tilaajilta ja useilta eri toimittajilta. Tuloksena on usein hallitsematon kokonaisuus, jossa brändi-ilme rakoilee ja euroja valuu hukkaan.

Lue lisää: Miksi kasvavat yritykset kompastuvat brändituotteisiin?

MyShop on Talencon kehittämä palvelu, joka tuo tähän selkeän muutoksen. Se keskittää yrityksenne brändituotteet ja vaatteet yhteen hallittuun kanavaan. Kun strategiset päätökset tehdään kerran, arki helpottuu pysyvästi.

Brändituotteiden hallinnan kolme tasoa – missä olette nyt?

Yritysten tapa hallinnoida brändituotteita kehittyy yleensä kolmessa vaiheessa. Tunnistatko oman organisaatiosi näistä?

Taso 1: Ad hoc – Tarveperusteinen tilaaminen

Tuotteita hankitaan silloin, kun hätä on suurin. Jokainen tilaus on oma erillinen projektinsa, jota hoitavat eri ihmiset eri osastoilta.

• Seuraus: Brändi-ilme vaihtelee, logot ovat väärissä paikoissa ja kiirelisät nostavat hintoja. Kokonaisuus ei ole kenenkään hallinnassa.

Taso 2: Osittain hallittu – Vakiintunut tuotevalikoima

Yrityksellä on valittuna pääasiallinen toimittaja ja muutama vakiotuote. Tilaaminen on kuitenkin edelleen manuaalista sähköpostirumbaa, ja jokainen hankinta vaatii erillisen hyväksyntäkierroksen.

• Seuraus: Prosessi vie edelleen liikaa työaikaa, ja varastotilanne on usein epäselvä. Brändi on yhtenäisempi, muttei täysin kontrolloitu.

Taso 3: Keskitetty – Digitaalinen tilauskanava

Kaikki tuotteet, brändäykset ja tilaukset on koottu yhteen digitaaliseen kanavaan. Valikoima on päätetty etukäteen, ja tilaaminen on tehty mahdollisimman helpoksi.

• Seuraus: Työmäärä minimoituu, laatu pysyy vakiona ja hallinta on täydellistä. Tätä tasoa edustaa MyShop.

Mitä keskittäminen tarkoittaa käytännössä?

Keskittäminen ei tarkoita monimutkaisuutta, vaan päinvastoin: se poistaa turhat välivaiheet. Kun tuotteet ja brändäykset on kerran lyöty lukkoon, kuka tahansa valtuutettu henkilö voi tehdä tilauksen minuuteissa ilman erikoisosaamista tai uusia hyväksyntäkierroksia.

Kenelle MyShop sopii?

Malli toimii parhaiten yrityksissä, joissa:

• on useita toimipisteitä, osastoja tai projekteja
• tilauksia tehdään säännöllisesti (useammin kuin 3–4 kertaa vuodessa)
• markkinointi tai HR käyttää huomattavasti aikaa tilausten koordinointiin
• halutaan varmistaa täysin yhtenäinen brändi-ilme kaikissa kohtaamisissa.

Lue myös:Onko brändin pitkäjänteinen rakentaminen todella kannattavaa?

Konkreettiset hyödyt ilman varastointiriskejä

Yksi yleisimmistä pullonkauloista on varastointi. MyShop-mallissa tuotteita ei tarvitse tilata hyllyyn pölyttymään. Ne valmistetaan ja toimitetaan tarpeen mukaan, mikä säästää sekä tilaa että pääomaa.

Mitä hyötyä saavutatte?

• Aikasäästö: Tilausprosessi nopeutuu tunneista minuutteihin.
• Brändin suojaaminen: Logot ja värit ovat aina oikein.
• Ei turhia varastoja: Rahaa ei ole kiinni ylijäämätuotteissa.
• Selkeys: Tiedätte aina, mitä on tilattu ja millä hinnalla.

Miten minimitilausmäärät toimivat?

Vaikka MyShop tekee prosessista sujuvan, tuotantotekniset minimitilausmäärät säilyvät. Ne on kuitenkin huomioitu palvelussa niin, että ne pysyvät hallittavina. Esimerkiksi 30 juomapullon, 30 pikeepaidan tai 200 kynän erät toimivat erinomaisina puskureina arjen yllättäviin tarpeisiin.

Lue lisää:Miten selvitä messuista ja tapahtumista ilman stressiä?

Käyttöönotto: kerran kunnolla, sen jälkeen helposti

MyShopin rakentaminen on investointi tulevaan mielenrauhaan. Alkuvaiheessa käytämme aikaa tuotevalikoiman huolelliseen kuratointiin, näytteiden tarkistamiseen ja designin vahvistamiseen.

Tämä työ tehdään kuitenkin vain kerran. Sen jälkeen palvelu rullaa taustalla ilman jatkuvaa säätämistä tai uusia neuvotteluita. Palvelu itsessään ei maksa asiakkaalle erikseen – hyöty syntyy pitkäjänteisestä ja ennustettavasta yhteistyöstä.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Onko palveluun sitouduttava pitkillä sopimuksilla? Ei. MyShop perustuu toimivuuteen, ei pakkosopimuksiin. Jos palvelu ei vastaa tarpeitanne, ette ole sidottuja jatkoon.

Voiko valikoimaa päivittää matkan varrella? Totta kai. Valikoima pidetään yleensä vakaana brändin yhtenäisyyden vuoksi, mutta yksittäisiä tuotteita voidaan vaihtaa tai päivittää esimerkiksi kerran vuodessa.

Mitä MyShopin käyttö maksaa? Itse tilauskanavan ylläpito on maksutonta. Tuotteet hinnoitellaan normaalisti, ja keskitetty malli tuo usein kustannusetuja verrattuna hajanaisiin kertaostoihin.

Haluatteko nähdä, miltä MyShop näyttäisi teidän yrityksellenne?

Brändituotteiden hallinta ei ole vain hankinta-asia – se on strateginen valinta, joka vapauttaa aikaa olennaiseen. Jos haluat keskustella, miten keskittäminen toimisi teidän organisaatiossanne, ota yhteyttä.

[Varaa maksuton MyShop-esittely tästä]

Lue myös: Miksi kasvavat yritykset kompastuvat mainostuotteisiin | Liikelahjojen varastointi | Brändin yhtenäinen visuaalinen ilme