MyShopin hallinta – roolit, oikeudet ja käytännön työnjako

Brändituotteiden tilaaminen hajautuu helposti. Joku tilaa itse, joku kysyy kollegalta, kukaan ei tiedä mitä on jo tilattu – tai millä logolla. MyShop ratkaisee tämän keskittämällä hallinnan yhdelle tai kahdelle henkilölle: MyShop Adminille.

Aiemmassa kirjoituksessa käsittelimme sitä, miten järjestelmä toimii – tässä käymme läpi sen hallintaa ja eri käyttäjärooleja.

Yksi henkilö, yksi vastuu

Käytännössä MyShop rakentuu yhden henkilön ympärille: MyShop Adminin. Hän on se, joka käyttöönotossa sopii asiat Talencon kanssa, ja jonka kautta shopin hallinta kulkee sen jälkeen.

Admin ei ole tekninen rooli. Se on sisällöllinen ja strateginen vastuu – samanlainen kuin markkinointipäälliköllä tai hankintavastaavalla jo valmiiksi on brändituotteiden suhteen. Useimmissa organisaatioissa kyse onkin juuri siitä henkilöstä, joka on jo tottunut koordinoimaan näitä asioita.

Adminilla on laajat oikeudet: hän valitsee tuotevalikoiman, sopii merkkauksista, hyväksyy oikovedokset, hallinnoi käyttäjiä ja käyttöoikeuksia, määrittää laskutus- ja toimitusosoitteet sekä päättää kenellä on oikeus tilata mitä. Hän voi myös delegoida tehtäviä – mutta oletuksena kaikki päätökset tulevat häneltä.

Tämä saattaa kuulostaa paljolta. Käytännössä kuitenkin lähes kaikki päätökset tehdään vain kerran käyttöönoton yhteydessä, jatkossa tarve toimenpiteille on pieni.

Käyttöönotto – mitä tapahtuu ja kenen toimesta

Kun yritys päättää ottaa MyyShopin käyttöön, prosessi etenee Talencon ja Adminin yhteistyönä. Tekninen toteutus on Talencon vastuulla – Admin tuo päätökset ja tiedot, Talenco rakentaa toimivan verkkokaupan.

Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:

Tuotevalikoima sovitaan yhdessä. Talenco voi ehdottaa ja ideoida, mutta lopullinen valinta on Adminilla.

Merkkaukset syntyvät niin tyypillisesti, että Admin esittää toiveen – logo, väri, tyyli – ja Talenco tekee alustavan ehdotuksen. Halutessaan asiakas voi antaa hyvinkin vapaat kädet Talencolle joka tekee ehdotukset asiakkaalle.

Ennen kuin tuotetta toimitetaan ensimmäistä kertaa, lähettää painaja tarkan oikovedoksen, jonka Admin hyväksyy ennekuin tuote menee tuotantoon. Sama tuote samalla merkkauksella ei vaadi uutta hyväksyntää enää jatkossa – hyväksyntä arkistoidaan.

OnDemand vai varasto – MyShopin yhteydessä puhutaan usein OnDemand-mallista: ei varastoa, ei sitoutumista, toimitukset rahtivapaat koko Euroopassa. Silti osalle tuotteista varastointi voi olla järkevää – Admin arvioi tämän ja Talenco auttaa päätöksenteossa tarvittaessa.

Toimipisteet ja käyttäjät – Admin kertoo ketkä tilaavat ja mistä yksiköistä. Talenco luo rakenteen järjestelmään. Asiakkaan ei tarvitse tietää mitä tarvitaan, Talencon yhteyshenkilö osaa kysyä tarvittavat tiedot.

Laskutus – Admin määrittää oletukset: maksetaanko keskitetysti vai yksikkökohtaisesti, mihin laskut osoitetaan.

Kun kaikki on valmista, Talenco ja Admin toteavat yhdessä että shop on auki. Admin hoitaa sisäisen tiedotuksen omassa organisaatiossaan.

Muut roolit – kenelle oikeus tilata

Admin päättää myös sen, millaisia oikeuksia muille käyttäjille annetaan. Admin-roolin lisäksi järjestelmässä on kolme muutakin roolia.

MyShop Master voi tilata mihin toimipisteeseen tahansa ja kohdistaa laskun mille yksikölle tahansa. Tämä sopii esimerkiksi henkilölle, joka koordinoi hankintoja koko organisaatiolle.

MyShop User on perustilaaja. Hän voi tilata, mutta toimitus- ja laskutusosoitteet on lukittu hänen omaan toimipisteeseensä. Tämä on useimmille tilaajille oikea taso – tilaaminen on helppoa eikä vaadi koulutusta, eikä kukaan tilaa vahingossa väärään paikkaan tai väärillä laskutustiedoilla.

MyShop Reseller on ulkopuolinen jälleenmyyjä, jonka tuotevalikoima on sama mutta jonka tiedot eivät ole yhteydessä asiakkaan omiin tietoihin.

Jos organisaatiossa on useita brändejä tai tytäryhtiöitä, MyShop voidaan rakentaa niin että eri käyttäjät näkevät vain oman brändinsä tuotteet. Rakenne skaalautuu – sama logiikka toimii niin viiden kuin viidensadan tilaajan organisaatiossa.

Miksi tämä toimii

Hajautunut tilaaminen ilman yhteistä rakennetta johtaa toistuviin ongelmiin – aikaa ja vaivaa kuluu kohtuuttoman paljon, kokonaiskuva puuttuu, johdonmukaisuus kärsii eikä kukaan oikein tiedä mitä on tilattu ja mistä. MyShop ratkaisee tämän rakenteellisesti: Admin määrittää raamit ja järjestelmä pitää kiinni niistä automaattisesti. Hankintojen keskittämisen logiikka selittää miksi tämä malli toimii myös pidemmällä aikavälillä.

Monipuolisesta rakenteesta huolimatta MyShop näyttää peruskäyttäjälle yksinkertaiselta: tilaat, saat, jatkat päivääsi. Koulutusta ei tarvita, eikä aikaa kulu – mikä on koko palvelun ydin.

Kenen vastuulle MyShop tulee?

Useimmissa organisaatioissa MyShop päätyy sen henkilön vastuulle, joka jo nyt koordinoi brändituotteita eniten. Hyvä uutinen: hallinta ei lisää työtä – se poistaa sen. Tästä voit lukea miksi mainostuotteiden hallinta usein pettää juuri kasvuvaiheessa.

Haluatko nähdä miten roolit rakentuisivat teidän organisaatiossanne? Varaa maksuton MyShop-esittely