Näin MyShop otetaan käyttöön – ja mitä arjessa muuttuu heti

Yleisin syy miksi MyShop-projekti viivästyy ei ole budjetti eikä tekniikka. Se on oletus, että edessä on iso IT-projekti. Todellisuudessa käyttöönotto kestää noin kolmesta neljään kuukautta – ja suurin osa siitä on sisällöllisiä päätöksiä, ei teknistä säätämistä.

Prosessi etenee kolmessa vaiheessa: tuotteiden ja valikoimien valinta, shopin rakentaminen ja käyttäjähallinta, sekä tarjousten viimeistely ja avaus. Tässä blogissa käymme läpi mitä kukin vaihe oikeasti sisältää, missä kohtaa teiltä vaaditaan eniten – ja mitä muuttuu heti kun shop avataan.

Laajempi näkökulma hankintojen keskittämiseen löytyy täältä: MyShop – hankintojen keskittäminen yhteen hallittuun kanavaan.

Viikot 1–4: Tämä vaihe vie eniten aikaa – ja on sen arvoinen

Ensimmäinen kuukausi ei ole tekninen. Se on sisällöllinen: mitä tuotteita shopissa on, kenelle ne on tarkoitettu ja millaisiin tilanteisiin ne vastaavat.

Ette aloita tyhjältä pöydältä. Saatte valmiin listan tuotetyypeistä, joista valitaan ja rajataan sopivat. Valintojen jälkeen käydään palaveri, jossa käymme läpi merkkaukset, värit, toimitusajat ja käytännön reunaehdot tuote kerrallaan.

Tässä vaiheessa tehty rajaus näkyy myöhemmin käytännössä: tilaajat löytävät tarvitsemansa ilman pohdintaa tai erillistä kysymistä, eikä pääkäyttäjän tarvitse selitellä mikä tuote sopii mihinkin tilanteeseen.

Viikot 5–7: Shop alkaa näyttää teidän shopiltanne

Kun suunta on selvä, Talenco rakentaa konkreettiset tuote-ehdotukset logoilla, väreillä ja visuaalisilla toteutuksilla. Näette hintatason ja voitte verrata tuttuihin tuotteisiin.

Samalla määritellään käyttäjähallinta: ketkä saavat tilata, millä oikeuksilla ja mistä toimipisteistä. Te toimitatte käyttäjälistan – tekninen toteutus hoidetaan puolestanne. Lue miten roolit ja käyttöoikeudet jaetaan organisaatiossanne.

Viikot 7–9: Mallikappaleet – ennen lopullista päätöstä

Kun tuote-ehdotukset on hyväksytty kuvien ja kuvausten perusteella, on aika tutustua fyysisiin tuotteisiin. Mallikappaleet kannattaa tilata heti tässä vaiheessa – toimitusaika on noin viikko pyynnöstä.

Tämä vaihe on tärkeä: kuva kertoo paljon, mutta materiaali, paino ja viimeistely selviävät vasta kädessä pitäen. Mallikappaleiden perusteella voidaan vielä vaihtaa tuote sopivampaan tai varmistua siitä, että valinta on oikea – ennen kuin tilauksia tehdään isommalla volyymillä.

Viikot 10–14: Tarjoukset, viimeistely ja avaus

Tässä vaiheessa Talenco tekee tarjoukset valituista tuotteista. Käytännössä joku tuote vaihtuu sopivampaan, toimitusaika tai tilausraja tarkentuu, tai merkkauksen yksityiskohdissa tehdään viimeinen säätö. Nämä eivät ole yllätyksiä – ne ovat normaali osa prosessia.

Kun tuotteet, käyttäjät ja toimipisteet on tallennettu, shop avataan. Tekninen käyttöönotto kestää päivän tai kaksi – se on koko prosessin nopein vaihe.

Mitä muuttuu heti kun shop avataan

Ensimmäisten viikkojen yleisin havainto on hiljaisuus.

Ennen MyShopia tyypillinen tilaus kulkee monen käden kautta: joku kysyy, joku etsii tiedostot, joku hyväksyy, joku lähettää sähköpostin toimittajalle. Jokainen vaihe vie aikaa ja on mahdollinen virhelähde. Shopin jälkeen sama tilaus tapahtuu yhdellä istumalla, ilman välikäsiä.

Pääkäyttäjä ei enää koordinoi yksittäisiä tilauksia. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että yksi ihminen vapautuu reagoivasta juoksuttamisesta – ja voi käyttää sen ajan muuhun. Kasvavissa yrityksissä tämä näkyy nopeasti: hankintojen hallinta lakkaa kuormittamasta juuri silloin kun muutakin tekemistä on eniten. Lue miksi mainostuotteiden hallinta pettää juuri kasvuvaiheessa.

Brändi pysyy hallinnassa ilman jatkuvaa valvontaa. Tilaajat näkevät vain sen mitä on sovittu – oikeilla logoilla, oikeissa väreissä, sovituissa rajoissa. Ei korjailukierroksia, ei vääriä logoja kampanjamateriaalissa.

Käyttöönotto on kertaluonteinen investointi

Pullonkaula ei ole teknologia – se on aika istua alas ja päättää mitä shopiin tulee. Se työ tehdään kerran. Sen jälkeen tilaaminen tapahtuu itsekseen.

Haluatko nähdä miltä teidän shopinne voisi näyttää ennen päätöksentekoa? Rakennamme esittelyä varten toimivan shopin teidän tuotteillanne ja brändillänne – niin näette konkreettisesti mitä muuttuu, ennen kuin päätätte mitään.

Varaa maksuton MyShop-esittely